16.02.2021 | Служба новостей УкрФирм
Двадцать первый век — период информационных технологий. Любая сфера развивается настолько стремительно, что люди не успевают следить за новинками. В таких условиях, огромный сегмент информации человек получает через электронные источники. Но нельзя учебу ограничивать исключительно вебинарами. Некоторые данные можно быстрее усвоить через визуализацию в большом зале, коллективные дискуссии и живое общение. Провести полноценное бизнес-мероприятие, обучающую лекцию, вечеринку лучше старым проверенным способом, организовав прием! Аренда конференц-зала, в таком случае — необходимая процедура!
В начале прошлого века говорили, что кинематограф, а потом телевидение нивелирует театр, оперу. Но этого не случилось. Сегодня электронные элементы комбинируются со старым проверенным методом — проведением конференций. Человек получает материалы посредством разных источников, и от этого только выигрывает!
Особенности проведения конференции
Некоторые люди считают, что организовать мероприятие — это простая затея. Самоуверенность таких личностей приводит к провалам. Иногда такие ляпы, которые допускают организаторы, становятся всеобщим достоянием в интернете. А это довольно сильно бьет по репутации компании-организатора. Конечно, все детали не может спрогнозировать никто, но минимизировать любой негатив смогут только специалисты.
Что нужно учесть при подготовке конференции:
- четко сформулировать тему;
- определиться с аудиторией, количеством участников;
- разработать программу собрания;
- пригласить спикеров;
- обеспечить техникой мероприятие;
- сделать рекламу в СМИ;
- непосредственная организация конференции: найти зал, обеспечить людей пищей и т.д.
Конференц-залы Киев от компании A&CES — это помощь экспертов в проведении приема, выбор подходящего помещения, кейтеринг для гостей.
Характер мероприятий
Особенность самого раута влияет на выбор холла. Помещения арендуют для проведения:
- Лекции и семинары. Тематическое изложение научных, публицистических, политических вопросов — это лекция. Например, вопрос глобального потепления или медикаментозное лечение анемии. Практическое обсуждение полученных данных — это семинар. В первом случае может потребоваться большой объект, чтобы ознакомить гостей с базовой информацией. Дискутировать по специфическому вопросу могут только эксперты в конкретной области. Потому обсуждение возможно провести в более узком кругу. Значит помещение для семинара нужно поменьше.
- Мастер-класс. Практическое обучение. Часто людей учат ораторскому искусству, фокусам, готовке, приготовлению коктейлей и т.д. Все зависит от специфики процедуры. Если необходимо научить, то лучше проводить несколько занятий, немногочисленными группами, в небольших или средних залах. А иногда нужно просто продемонстрировать умение, ради рекламы, и мастер-класс трансформируется в обычный показ. Люди смогут только поверхностно ознакомиться с определенным искусством. Для этого лучше арендовать вместительный холл.
- Бизнес-конференции. Часто организовываются приемы в больших помещениях для анализа экономической ситуации, прогнозов для корпорации, разработки стратегии развития, обсуждения финансовых вопросов, др. Предпринимателям на таких мероприятиях необходимо отдельное помещение для переговоров.
- Вечеринки. Все зависит от тематики раута — показ картин, концерт, тематический вечер. Выбор объекта будет зависеть от количества приглашенных.
Как выбрать зал?
Если организаторы определились с характером, тематикой конференции, стоит подумать о главном — найти подходящий объект. Какими критериями следует руководствоваться при выборе холла:
- Количество участников. Нужно точно знать число гостей, хорошо, когда есть небольшой зазор в этом плане. Но помещение не должно быть громадным, вакуум из пустых мест будет создавать картинку о том, что многие проигнорировали симпозиум. Также приглашенные не должны тесниться, это говорит о недоработках организаторов.
- Техническая сторона. Объект должен быть обеспечен оборудованием, под конкретную акцию. Микрофоны, проектор, аудио и видеоаппаратура, флип-чарт, лазерные указки — это обычные атрибуты для современных конференций. К тому же, необходимы специалисты, которые будут обслуживать высокотехнологичные устройства.
- Месторасположение. Объект должен быть недалеко от транспортных развязок, для Киева, это идеально, если возле метро. Участникам из других городов легче добираться до конкретного места посредством метрополитена. Риск заблудиться, в таком случае, снижается вдвое. Также, если помещение находится в центре, у гостей есть доступ к коммуникациям, а также гостиничным комплексам. В городе можно интереснее организовать программу досуга: сходить в театр, кино, ресторан, на экскурсию и др.
- Комфорт. Для нормального проведения приема необходимо кондиционирование, отопление зала. Также нужно учесть комфортную мебель, расположение автостоянок, наличие гардероба.
- Дизайн. Характер раута влияет на интерьер помещения, расположение мебели. Для вечеринки можно остановиться на холлах с ярким декором, пресс-конференция требует сдержанных тонов, обучение лучше проводить в более современных местах.
Особенное место в подготовке конференции отводится организации питания.
Кейтеринг
Что собой представляет кейтеринг? Сервис по поставке блюд для определенного мероприятия. Услуги организованы на высоком уровне, ресторанное обслуживание на выезде. Виды кейтеринга:
- Фуршет. Наиболее популярный вид сервиса для конференций. Действует самообслуживание с минимальным вмешательством персонала (для уборки стола или наполнения бокалов). Участники, как правило, ходят по залу, общаются, при этом употребляют легкую пищу и напитки.
- Банкет. В отличие от фуршетов, гости на банкете сидят, и здесь обязательно ресторанное обслуживание с достаточным количеством персонала. Сотрудники меняют блюда согласно меню, разливают напитки.
- Кофе-брейк. Прекрасно подходит для перерывов или для конференций недлительных по времени. Люди перекусят, и могут с новыми силами слушать спикеров.
- Бизнес-ланч. Можно организовать в ресторанах и кафе после проведения встреч предпринимателями.
Если необходимо найти подходящие конференц-залы в Киеве? Обращайтесь в компанию A&CES! Восемь лет в сфере обслуживания, 10 залов в самом центре столицы, возле метро. Предоставляем помощь в организации, техническом оснащении и кейтеринге!